Cloud Storage: cos’è e come funziona?

E’ inutile prendersi in giro:

  • se vuoi sfruttare al 100% il tuo ipad / tablet per lavorare meglio,
  • se vuoi essere libero di lavorare dove e quando vuoi tu,
  • se vuoi adottare lo stile Smart Working…


… allora non  puoi ignorare i Cloud!

Antefatto: il caffè al Bar ed il Cloud.

Il sapore del caffè Ginseng per me è troppo dolce, eppure è vero che mi brucia di meno lo stomaco e, soprattutto, mi permette di avere ancora la scusa del break quotidiano delle 10, da anni sempre allo stesso bar e le stesse chiacchere.
Alle 10 e 19 minuti di un lunedì di dicembre una telefonata da “Studio Commercialista”.
Lo ammetto, le telefonate del Commercialista mi mettono ansia, ma in genere quando chiamano dallo studio e non dal cellulare, è probabile che sia la segretaria che mi chiede di inviarle qualche documento.
Molto in sintesi e senza i convenevoli:
A. “Ciao Giovanni, ti ricordo le fatture del mese, me le puoi mandare entro mercoledì”?
Io. “Tranquilla Axxxxxxx, te le giro al volo”.
Ho finito il Ginseng, che nel frattempo era diventato freddo e imbevibile, ho posato l’ipad sul bancone, ho selezionato le fatture del mese scorso ed ho inviato una mail al Commercialista… il tutto in meno di 10 minuti.
La morale della favola è che:

  1. quando puoi smazzare al volo una cosa, fallo subito! Il vantaggio è che avrai meno cose da fare quando rientri in ufficio,
  2. hai bisogno di digitalizzare in claud di tutti i tuoi documenti! Solo così avrai un archivio completo di tutti i tuoi documenti a portata di smartphone, tablet e pc,
  3. il caffè Ginseng freddo è una vera schifezza.

Cosa sono i Cloud (Nuvole).

Il concetto di Cloud Computing è tanto semplice quanto affascinante: in pratica si tratta di usufruire di alcuni servizi informatici che sono erogati da altri computer connessi ad internet.

Esistono tre tipologie di servizi cloud:

  1. Software: quando un determinato software non è installato sul tuo computer, ma lo utilizzi attraverso internet.
    Esempio: su questa pagina web puoi ridurre le dimensioni dei tuoi file PDF OnlinePDF2.
  2. Dati: quando vai a salvare i tuoi documenti in uno o più spazi di archiviazione online e li utilizzi come se fossero salvati sul tuo pc.
    Esempio: puoi archiviare i tuoi file su DropBox, Google Drive, One Drive.
  3. Hardware: quando vai a sfruttare la potenza di elaborazione di altri computer che sono sempre collegati in internet.

In questo articolo mi concentrerò su i DaaS (Data as a Service), ossia: cosa sono e come funzionano i sistemi Cloud Storage.

Cosa sono i Cloud Storage?

Ti ricordi le chiavi/penne USB?

Quelle penne che attaccavi alle porte USB dove registravi i documenti su cui stavi lavorando; quelle piccole penne che ti portavi sempre dietro in borsa, dove avevi creato intricate cartelle e sotto cartelle piene zeppe di documenti e che sfruttavi per scambiare i file?
Bene, adesso immagina che questa pennetta sia VIRTUALE, che si trovi cioè in un qualche posto segreto su internet, mischiata ad altre milioni di pennette (non quelle che si mangiano).
Immagina che ciascuna chiavetta USB virtuale abbia un proprio indirizzo (web), e che sia accessibile solo conoscendo il nome e la password predefiniti dal proprio proprietario.
Ecco, un sistema di Cloud storage (o Nuvola) non è altro che uno spazio su internet dove puoi salvare i tuoi documenti digitali (file Word, PowerPoint, Excel, pdf ecc ecc), ed a cui puoi accedere da qualunque dispositivo collegato ad internet, basta avere l’indirizzo giusto, il nome e la password corretti.

Quali sono i vantaggi?

Perché conviene usare le nuvole

  1. Puoi salvare la maggior parte di tipi di file che utilizzi quotidianamente con i tuoi device.
    Esempio: file PDF, musica, fotografie, video, documenti di Office e simili.
  2. Il tuo archivio sarà automaticamente disponibile e sincronizzato tra tutti i tuoi dispositivi: computer, smartphone e tablet indipendentemente dalla marca e modello.
  3. Puoi scegliere di salvare off line i documenti che usi più di frequente, senza cioè la necessità di avere un accesso ad internet.
  4. Puoi inviare rapidamente i documenti archiviati dove vuoi e quando vuoi, anche con il tuo smartphone, senza dover rientrare in ufficio per farlo con il tuo computer.
  5. Puoi condividere con i colleghi, clienti, fornitori, collaboratori, sia le cartelle di documenti, sia i singoli file ed avviare una collaborazione alla stesura dei documenti a più mani e senza doversi scambiare email con allegati e rischiare di lavorare su versioni non allineate.
  6. I tuoi documenti sono al sicuro, infatti anche se dovessi smarrire il tuo smartphone, il tuo tablet o il tuo pc portatile, ti basterà sostituire ed impostare un nuovo device per accedere nuovamente al tuo archivio.

Archivio digitale a portata di click.

I Cloud Storage (Nuvole) convengono moltissimo a chi lavora abitualmente con due o più dispositivi: pc, smartphone, tablet.
Il pc quando siamo in ufficio, il tablet quando siamo in giro (o comunque fuori dall’ufficio), e lo smartphone per gestire delle richieste “al volo”, ma grazie ai Cloud Storage abbiamo sempre il nostro archivio a portata di click.
CONSIGLIO: se realmente vuoi mettere il tuo ufficio in tasca, devi necessariamente virtualizzare il tuo archivio cartaceo, in modo da renderlo accessibile con qualunque dispositivo tu abbia è dovunque tu sia. Prendi l’abitudine di scansionare ogni nuovo documento, sarà una noia pazzesca… eppure mi ringrazierai 😉

Sincronizzazione in tempo reale tra tutti i tuoi dispositivi.

Un altro incredibile vantaggio è la sincronizzazione automatica di questi dispositivi e dei documenti.
Per farti un esempio concreto: se stai lavorando ad una relazione tecnica con il tuo pc in ufficio, è fondamentale che tu possa continuare a lavorarci anche con il tuo tablet e che, ogni modifica che porti a quel documento sia automaticamente sincronizzata su tutti i tuoi dispositivi.
Solo così puoi combattere la pessima abitudine di “inviarti i file sulla tua email” trasformando così la posta elettronica in un caotico archivio.

Grazie al Cloud, alle nuvole, non hai bisogno di penne USB o complicati giri di email, ti basta archiviare il documento direttamente su Internet.

Il vantaggio di poter condividere al volo.

Fare le cose al volo è l’unico modo per non essere ingolfati di cose da fare.
Utilizzare i sistemi di Cloud come sistemi di archiviazione è quello di poter condividere al volo i nostri documenti, di poterli girare con un click, magari con una e-mail.
Prova a pensare a tutte quelle volte in cui hai ricevuto la telefonata di un collega, di un collaboratore o di un cliente che ti chiedevano questo o quel documento.
Quante volte sei dovuto rientrare in ufficio per poter girare questa email?

Con un sistema di archiviazione Cloud questo problema non esiste, ti basta il tuo smartphone per poter scrivere al volo una mail ed allegare il documento richiesto… magari mentre prendi un caffè.

Ma è sicuro?

E’ bene essere chiari: non esiste un archivio sicuro… neanche le copie cartacee che conservi nel tuo ufficio sono completamente al sicuro dai malintenzionati, allagamenti, incendi, cavallette ecc ecc.
Neanche i sistemi di backup informatici con hard disk dedicati sono immuni da guasti e da furti.
Anche se sono fermamente convinto che ogni un professionista moderno debba prevedere delle copie di backup digitali di tutta la propria documentazione su hard disk esterni, mi sono convinto che questa procedura non basta.
Banalmente, i dati salvati sul computer dell’ufficio e sul sistema di backup non sono al SICURO! Entrambi sono potenzialmente esposti a furti in ufficio, a danneggiamenti, a guasti e accessi indesiderati da parte di colleghi, collaboratori e ficcanaso.
Potenzialmente anche i sistemi di Cloud Storage possono essere violati da hacker o essere soggetti a guasti.

Sinceramente non riesco ad immaginare un hacker che sia interessato ai miei file 😉 e comunque ho sempre una copia salvata su un hard disk esterno collegato al mio pc.
Inoltre, tutte le volte che sento qualcuno lamentarsi di aver perso tutto l’archivio su questo o quel sistema cloud, bastano poche domande per scoprire che si tratta di un errore dell’utente che ha cancellato accidentalmente i suoi file.
Tornando alla sicurezza dei sistemi Cloud, se vuoi aumentare il livello di sicurezza, puoi attivare la verifica in due passaggi.
Si tratta sostanzialmente di impostare un ulteriore codice di accesso che viene richiesto dopo la password.
Ti segnalo inoltre che, ogni volta che un dispositivo andrà ad accedere alla tua archivio sul cloud, riceverai una mail di notifica. Questi allert servono per darti visibilità di tentativi di accesso ai tuoi archivi da parte di pc, smartphone e tablet che eventualmente non sono di tua proprietà.

Quanto costano?

Ebbene, dipende dalla spazio di cui hai bisogno,.
In genere tutte le aziende che si occupano di cloud storage prevedono due o più formule.
Quasi sempre c’è un piano base con iscrizione gratuita, ma con poco spazio internet (in genere parliamo di 2, 5 o 15 GB).
Poi ci sono i piani a pagamento per i clienti più esigenti (quasi sempre aziende e studi professionali) che hanno bisogno di più spazio internet (in questo caso è possibile acquistare anche centinaia di GB) e di impostare ulteriori livelli di sicurezza e condivisione dei file.

Quali programmi scegliere?

E arrivato il momento di vedere quali programmi utilizzare per l’archiviazione dei nostri documenti su Internet.
Io ti suggerisco un approccio “abbastanza strano”, ti consiglio cioè di sfruttare ben 4 diversi sistemi di Cloud Storage.
L’obiettivo è duplice: cercare di ottenere la massima capacità possibile sfruttando i diversi piani gratuiti ed avere più ordine sfruttando ciascuna APP per un tipo di file diverso.
Dropbox: è stato forse il primo sistema di archiviazione digitale dei documenti su Internet che si è diffuso tra le masse, é estremamente semplice da utilizzare.
Considerando i 2GB di spazio gratuito, ti consiglio di sfruttarlo per salvarci i tuoi documenti privati.
One Drive: il programma di archiviazione creato da Microsoft, è perfettamente integrato con gli altri programmi di Office e quindi ti propongo due possibilità di utilizzo: se usi Microsoft Office in ufficio allora ti consiglio di usare One Drive come sistema di archiviazione dei tuoi documenti lavorativi. Diversamente ti consiglio di utilizzarlo come archivio delle tue immagini o i tuoi video.
Google Drive: è il programma di archiviazione creato da Google, è perfettamente integrato con Gmail e con i programmi di videoscrittura, foglio di calcolo, presentazioni, creati da Google la stessa.
Se anche tu (come me) utilizzi questi programmi per scrivere le tue relazioni, le tue lettere, le presentazioni, fogli di calcolo… allora ti consiglio di utilizzare questo programma come archivio dei documenti di lavoro.
Flickr: questa piattaforma è a metà strada tra il social network dei fotografi e l’archivio di fotografie. La cosa fondamentale di Flickr sono i 1000 gb gratuiti messi a disposizione, più che sufficienti per poter raccogliere in un unico posto tutte le nostre fotografie.

Perché non uso iCloud?

Avrai notato che nell’elenco di Cloud Storage che ti ho proposto non c’è iCloud.
Eppure io per lavoro uso sia ipad che mac, allora perchè non uso icloud?
La risposta è molto semplice, non uso iCloud per il semplice motivo che non è multipiattaforma e, come avrai capito, io utilizzo anche dispositivi con altri sistemi operativi e di diverse marche.

Per questo motivo ti consiglio di utilizzare iCloud solo se utilizzi pc mac, smartphone iphone e tablet ipad, quindi tutto rigorosamente Mac.
Diversamente è meglio utilizzarlo solo per il backup delle e-mail, della musica e nient’altro.

Conclusioni.


Se stai già sfruttando le potenzialità di uno o più Cloud Storage, allora ti consiglio di ri-organizzarli. Dai ad ogni Cloud una funzione precisa: archivio ufficio, archivio casa, archivio famiglia ecc ecc.
Se invece ancora non ti fidi dei Cloud Storage, allora ti consiglio di provarli. Sono molto, molto, molto affidabili e pratici nell’uso quotidiano di ogni professioniasta.
Buon vento.
Giovanni

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