Come rispondere a tutti senza perdere tempo.

In questo post ti suggerisco come liberare del tempo, ogni giorno, incanalando le rotture di scatole e seguendo alcuni canali alternativi smazza casini.

L’obiettivo è quello di riuscire a rispondere a tutti, ma senza rispondere a nessuno.

Quando avrai imparato a surfare le seccature quotidiane, allora sarai pronto a lasciarti andare ad uno stile di lavoro diverso; sarai libero di uscire dall’ufficio e lavorare ovunque, divertendoti.

The Big Problem: troppe richieste da parte di troppe persone

Intervistando decine di liberi professionisti ho capito che esistono due grandi cicli lavorativi: Inseguimento e Scuse.

La fase dell’Inseguimento è la più bella perchè è una fase di sviluppo. In questa fase il libero professionista insegue mille cose da fare, risponde ai clienti, lavora ed incassa le parcelle. E’ contento e non si preoccupa di migliorare il proprio stile lavorativo.

La fase delle Scuse è terribile perchè è una fase con pochi clienti e tantissimi seccatori. In questa fase il libero professionista si rintana all’interno del suo ufficio, passa le giornate in telefonate lamentose, perde tempo a sollecitare soluzioni ed a lamentarsi che non ha il tempo di acquisire nuovi clienti.

L’esperienza mi insegna che queste due fasi si alternano periodicamente, ogni due settimane, ogni bimestre, ogni sei mesi e così via. Infatti assomigliano molto alle frequenze radio.

Purtroppo la verità è un’altra: quando perdi il controllo delle cose da fare, quando non hai più la capacità di pianificare e di programmare, quando sei sopraffatto dall’ansia e dallo stress; questi sono tutti sintomi di una malattia più grande: l’insoddisfazione del nostro stile di vita e di lavoro.

A differenza di molti libri e mega consulenti, io non ho l’arroganza di infonderti una cura miracolosa. Il problema esiste, è reale, ma è dentro di te.

Io posso invece aiutarti solo in un piccolo, piccolissimo aspetto, il tuo lavoro.

Posso indicarti come ri-organizzare il tuo ufficio e, ad esempio, prendere il tuo tablet ed andare a lavorare in un caffè in centro, come capitalizzare l’attesa in aeroporto, in treno mentre torni a casa, oppure come essere iper-produttivo in ufficio su una scrivania libera, ma libera libera; libera di carte, di faldoni, di computer e di agende.

Ma prima di sognare ad occhi aperti ti consiglio di capire il come, il come e il quando hai perso il controllo:

  • Come sei arrivato a dover quotidianamente inseguire questo o quel problema?
  • Com’è possibile che non riesci a pianificare più nulla?
  • Hai troppe cose da fare o non riesci a concentrarti?
  • Ti interrompono di frequente?
  • Procastini troppo?

I 4 errori che fanno tutti i professionisti.

Anche io, così come il 90% dei miei clienti, abbiamo sempre commesso quattro errori:

  1. Non avere uno sportello Relazioni con il Pubblico.
  2. Non avere il controllo del flusso operativo.
  3. Non aver stabilito uno standard qualitativo.
  4. Usare gli strumenti sbagliati.

In questo post ti svelo alcune tecniche di sopravvivenza in ufficio, in particolare vedremo come creare un nostro sportello per le Relazioni con il Pubblico.

La tecnologia ci ha complicato la vita.

Perchè veniamo continuamente interrotti?

Il primo problema da affrontare è come smettere di perdere tempo a rispondere alle continue interruzioni che riceviamo durante il giorno.

Uno dei limiti della “mentalità di libero professionista” è che siamo naturalmente portati a rispondere a tutti ed a dare priorità alle seccature piuttosto che alle attività programmate. ali

Questo accade perchè abbiamo paura, paura di perdere il cliente, paura di implicazioni economiche e legali e così via.

In particolare la paura di perdere un cliente per non aver risposto al telefono, ci penalizza ed ha conseguenze gravissime sulla programmazione della nostra giornata lavorativa.

Si stava meglio prima, nella felice “era analogica”, quando per comunicare con qualcuno dovevi sederti a tavolino, scrivere con carta e penna, oppure usare la macchina da scrivere, ingegnarti con la carta copiativa per creare più copie di un documento.

Anche fare una telefonata (o peggio inviare un fax) non era poi così tanto semplice; quanto meno dovevi consultare un elenco telefonico o una Rubrica cartacea e trovare il numero (a proposito esistono ancora, ne ho viste alcune in vendita in una merceria gestita da cinesi). Eppoi quante volte non ti rispondeva nessuno perchè non era in casa o in ufficio?

Oggi invece abbiamo tutto nel palmo della mano, nel nostro smartphone: i contatti, le email, whatsapp.

La Tecnologia troppo semplice ha avuto come conseguenza che chiunque (e per ogni fottutissimo minimo dubbio) ti chiama, ti disturba, ti interrompe… anche quando una soluzione potrebbero trovarla da soli, anche quando basterebbe una semplice ricerca su Google.

E’ vero, con l’avvento di computer, smartphone e tablet, le cose si sono complicate perchè:

  • sono aumentati i canali in ingresso: telefonate + email + whatsapp + messaggi, fax, posta ecc.,
  • sono aumentate esponenzialmente anche le richieste di colleghi, clienti e collaboratori,
  • diciamolo: arrivano cetrioli da tutte le parti e sono decisamente diventati troppi.

Siamo scimmie ammaestrate che rispondono a troppe suonerie, troppi allert; siamo sopraffatti e distratti in continuazione.

Le comunicazioni sono diventate tremendamente facili, troppo facili.

Dilaga una sorta di pigrizia mentale grazie alla quale è più semplice chiedere (e rompere le balle) che cercare una soluzione.

Ti è mai capitato di pensare “ma non ti vergogni a chiedermi questa cavolata?”.

Adesso che hai capito qual’è il vero motivo che genera continue interruzioni è arrivato il momento di creare il nostro sportello “Smazza rogne”.

  • Passo n. 1 Ridurre i canali di ingresso
  • Passo n. 2 Rimuovere le distrazioni
  • Passo n. 3 Mettere in Ordine

Come Creare un Ufficio Relazioni con il Pubblico.

Ovvero: come gestire le richieste e le interruzioni.

Il primo problema da affrontare è: trovare una risposta efficace alle continue richieste di aiuto e interruzioni che riceviamo durante il giorno.

Amico mio non puoi più dare retta a tutti, non puoi più permetterti di rispondere al telefono, leggere continuamente le email, frequentare riunioni inutili (spesso create solo per pigrizia), essere interrotto alla scrivania da messaggi e whatsapp.

Quindi puoi adottare alcune tecniche di guerriglia da ufficio.

La prima cosa da fare è capire che esistono 4 grandi canali mangiatempo:

  1. le telefonate,
  2. la posta elettronica,
  3. le riunioni,
  4. i social.

Se vuoi sopravvivere e guadagnare almeno un’ora al giorno, allora devi imparare a convogliare tutti questi canali sulla sola posta elettronica.

Vediamoli meglio, uno ad uno.

Non Perdere tempo dietro le Telefonate

Devi anche tu costruire un tuo ufficio Relazioni con Il Pubblico, uno tuo sportello unico che funzioni da ingresso per ogni richiesta, devi troncare quanti più canali è possibile e costruirti il tuo elimina code virtuale, per fare questo ti consiglio di iniziare con il canale delle telefonate.

Basta con le telefonate, tutte le telefonate.

La principale attivitá brucia ore sono proprio le telefonate.

Da quando abbiamo gli smartphone ogni scusa è buona per chiamare colleghi, clienti, fornitori, partner, consulenti… purtroppo è tutto un gioco allo scarica barile.

Il problema di questo approccio è duplice:

  • Primo si perde un oceano di tempo nel tentativo di spiegare all’interlocutore, perché, come e quando vogliamo che faccia una cosa.
  • Secondo ogni telefonata è un’interruzione, infatti le telefonate arrivano nei momenti meno opportuni, quando ti stai concentrando su qualcos’altro.

Ti segnalo che 10 telefonate (direi niente di eccezionale) dal tempo medio di cinque minuti ciascuna (ripeto, solo 5 minuti), bruciano 50 minuti al giorno. E quasi un’ora di tempo della nostra giornata lavorativa che perdiamo per ascoltare chiacchere inutili!

E questo accade ogni giorno!

Quindi… Basta perdere decine di minuti ad ascoltare telefonate di gente che tenta di coinvolgerti nei suoi problemi, smettila di rispondere al telefono.

Ti chiedo molto, lo so, ma prima di rispondermi che non puoi farlo… ti prego di provare per alcuni giorni.

Se vuoi guadagnare tempo,

dovrai imparare a reindirizzare

tutta una serie di richieste sulla tua email.

Da domani, a tutti quelli che ti chiamano al telefono, dovrai chiedere di inviarti una email nella quale ti descrivono il problema e di aspettare una risposta via email.

Perché la posta elettronica è così importante?

  1. Perchè così puoi concentrarti su un solo canale di richieste.
  2. Perchè probabilmente molte richieste di chiarimento che ricevi sono simili e, quindi, puoi crearti delle risposte standard.
  3. Perchè la email è lo strumento più diffuso, nessuno ti può dire che non la usa.
  4. Perchè la email è lo strumento più semplice da gestire in termini di priorità e cose da fare.
  5. Perchè puoi dare un ordine di priorità alle varie richieste.
  6. Se vuoi posso continuare….

Come dire STOP alle telefonate in entrata?

A tutti quelli che ti chiameranno al telefono con un problema (che si presume sia urgente… per loro) dovrai semplicemente chiedere di inviarti una e-mail.

Non perdere tempo nel voler prendere appunti sul primo pezzo di carta che trovi (in genere sono il retro di una lettera o il bordo di una rivista), non fare affidamento sulla tua memoria o su presunte capacità organizzative e di definizione delle priorità della tua memoria (non è un sistema molto affidabile ed è tutta fatica sprecata), il punto di partenza di ogni attività lavorativa deve essere la tua email.

Risposta sbagliata.

Attenzione a questa trappola: quando ricevi una telefonata non farti ingannare da un inizio cortese, e non perderti in chiacchiere e convenevoli del tipo:

  • ciao, come stai?
  • come va?
  • tutto bene?
  • che mi racconti?

E’ solo tempo perso perché tanto arriverà sempre la fatidica frase: “ti chiamavo per un problema!“, quindi, non ci cascare e blocca fin dall’inizio ogni tentativo di buttarla in caciara.

Risposta giusta n. 1 – è destinata a coloro a cui non puoi dire di no.

Adesso prova a cambiare approccio, sii cordiale e deciso, ma spara a bruciapelo (vedrai che funziona):

Lui: Pronto, ciao sono Roberto.

Tu: Oh Ciao Roberto. Ora sono impegnato, dimmi al volo, come posso aiutarti?

Con questa semplici parole avrai scoraggiato qualunque tentativo di perdere tempo, il tuo interlocutore sarà costretto ad arrivare al nocciolo della questione subito. Purtroppo il tuo interlocutore molto potrà iniziere a raccontarti il suo problema ed aggiungere dettagli superflui per avvalorare la propria tesi, a questo punto dovrai smarcarti ed troncare la conversazione con questa frase:

Tu: ok Roberto, scusa se ti interrompo, sono con una persona, puoi inviarmi una email con una breve descrizione del problema, così appena rientro in ufficio ci rispondo?

Stop! Ricordati che la email é il tuo entry point, il tuo ingresso principale per ogni attività. Inizia a provare per gioco, fallo solo con alcuni clienti/colleghi, cerca di capire come cambia profondamente la conversazione, riesci a valutare quanto tempo e stress in meno ci hai guadagnato?

Risposta giusta n. 2 – è destinata a coloro a cui puoi NON rispondere.

Un altro trucco per evitare di rispondere al telefono e quello di sfruttare gli sms preconfezionati.

Quella dei risponditori SMS é una funzionalità tipica degli smartphone.

Se hai un Iphone

Probabilmente avrai notato che quando ricevi una telefonata sopra al tasto rispondi compare una icona “Messaggio”.

Se prima di rispondere, fai uno tocco su questa icona Messaggi, allora si aprirá un pannello con una serie di frasi/scuse “sto guidando”, “non posso rispondere sono al cinema” e cose del genere.

Quindi, quando squilla il cellulare, seleziona una di queste frasi, con questo semplice gesto avrai rifiutato la telefonata e nello stesso istante invierai un sms a chi ti cercava.

Attenzione! Ammetto che le frasi che trovi preimpostate non sono molto carine, forse è per questo motivo che la gente non usa questa funzione.

Per creare delle risposte personalizzate ed efficaci, vai in:

Impostazioni > Telefono > Rispondi con messaggio, quindi tocca uno dei messaggi di default e sostituiscilo con un messaggio di tua creazione.

Se hai un Android

Vale (più o meno) quanto già detto per gli Iphone. Per rifiutare una chiamata inviando un messaggio, basta trascinare la barra messaggio di rifiuto verso l’alto.

Per creare vari messaggi di rifiuto, aprite il menu Applicazioni > Telefono > Impostaz. >Messaggi di rifiuto rapidi ed inserite un messaggio, quindi toccate il segno + e scrivere il testo che si desidera.

Quale messaggio usare?

Frasi da evitare:

  • “Ti richiamerò appena possibile”: rifiutare una telefonata con un SMS serve proprio per evitare di perdere tempo al telefono!
  • “Inviami un SMS”: è altrettanto sbagliato perchè il nostro obiettivo è quello di dirottare tutto sulla email.

Frasi consigliate:

Ti suggerisco di dire chiaramente cosa vuoi che faccia chi ti ha chiamato, negli anni ho provato diverse frasi e quella che funziona meglio è:

  • “Ciao e grazie per aver chiamato. Ora non posso rispondere, ti prego di inviarmi una email a [email protected] ”.

Noterai che la maggior parte delle persone ti invierà una mail; altri (quelli che si reputano amici) cercheranno di richiamarti più tardi. Purtroppo, quando inizi ad essere organizzato, comprenderai meglio quanto tempo perdono le persone “normali” seguendo delle pessime abitudini.

Se realmente vuoi risparmiare tempo, evitando di di essere ingabbiato in ore di telefonate inutili, ti consiglio di farti la punta al cervello; quindi predisponi diverse risposte da destinare a diversi interlocutori (parenti, amici, colleghi, altri).

Come dire STOP alle telefonate in uscita?

Sei convinto che basti una telefonata per risolvere un problema?

Sbagli!

Ogni telefonata genera altre telefonate, è un processo per approssimazioni successive e perderai un sacco di tempo a dare chiarimenti.

Quando vuoi che qualcuno faccia qualcosa per te, allora scrivi una e-mail.

Quali sono i vantaggi?

  • Non andrai a interrompere l’altra persona.
  • Potrai dare indicazioni dettagliate.
  • Potrai inserire una data di scadenza senza sembrare uno scassaballe.
  • Puoi tenere traccia dei task che affidi ad altri.
  • Puoi definire una scadenza.
  • Non perdi tempo nel ritentare quando trovi occupato o la persona non risponde.
  • Riceverai una risposta scritta.

Non Perdere tempo dietro le Email

Quando decidi di limitare l’uso delle telefonate a vantaggio delle email devi essere consapevole di due errori da evitare:

  • Primo: è inutile controllare l’email 30 volte al giorno anzi, la suoneria che ti avvisa per ogni email ricevuta è una delle principali fonti di distrazione che dovresti imparare a zittire fin da subito. Il segreto dello Smart Working è quello di stabilire di gestire la posta elettronica 2 o al massimo 3 volte al giorno: ad esempio alle ore 9, ore 14, ore 18.
  • Secondo: è del tutto inutile creare un sofisticato sistema di cartelle e sotto cartelle per cercare di archiviare ogni tipo di sega mentale (io ero un architetto di archiviazione email). Infatti più è complesso il sistema di archiviazione, maggiori sono le probabilità che uno stesso messaggio debba andare in due o più cartelle. Lascia perdere, non ne vale la pena.
  • Terzo: utilizza due caselle email. La prima email (quella personale) deve essere di Gmail, in questo modo potrai sfruttare l’intelligenza artificiale di Gmail che organizzerà in modo automatico le email che ricevi. La seconda email (quella professionale) deve essere con un indirizzo personalizzato che puoi acquistare da un Service Provider (ad esempio Aruba); in questo modo avrai concentrato in un unico posto tutti i messaggi di lavoro e le tue comunicazioni sembreranno più autorevoli.

Se realmente vuoi essere un killer di email ti concedo al massimo due cartelle:

  1. [Da Fare] per i messaggi da lavorare
  2. [Fatte] per i messaggi lavorati

Se invece la Gestione della Email è un aspetto strategico della tua attività, allora ti consiglio di creari un sistema di gestione che sfrutti il potere di altre APP/Programmi come ad esempio Trello o Evernote.

STOP.

Quando dovrai recuperare un vecchio messaggio, allora prova a sfruttare la funzione di ricerca che ormai trovi in ogni programma di posta elettronica.

Se proprio vuoi semplificarti la vita, allora puoi sfruttare l’intelligenza artificiale di Gmail come sistema di posta elettronica, te ne parlo in questi post:

Non perdere Tempo dietro le Riunioni

Anche le continue Riunioni sono un’attività mangiatempo. Ho scoperto che ci sono persone che amano convocare riunioni, ci si divertono, sono convinte che sia lo strumento migliore per avanzare nei progetti; invece nel 90% dei casi sono delle devastanti perdite di tempo di massa.

Ecco perchè, quando qualcuno ti propone un incontro, chiedi subito come alternativa un’email o, se proprio necessario, puoi sfruttare le videoconferenze (Skype o similari) come proposta di ripiego.

Il canale riunioni è probabilmente il più devastante dal punto di vista di “perdita di tempo”. Una riunione implica che devi lasciare ogni cosa, spesso ti devi spostare in città, e quasi sempre lascerai la riunione con la sensazione di non aver fatto un reale passo avanti, ma al contrario di aver perso tempo.

Purtroppo le riunioni sono infide perchè fanno leva sulla nostra voglia di socializzazione, diciamolo è divertente incontrare colleghi e clienti, soprattutto quando chi organizza è un professionista e si preoccupa di farti trovare sandwich e bibite.

Inizia a valutare e soppesare con attenzione ogni invito a riunioni e incontri e, se non senti l’esigenza e l’utilità di incontrare questa o quella persona, non avere paura di dire con sincerità che hai anche altri impegni di lavoro urgenti.

In ogni caso, quando una riunione è inevitabile allora è bene che sia produttiva.

Le riunioni dovrebbero servire per prendere decisioni che riguardano una situazione già definita e non per definire il problema. Per questo motivo, quando qualcuno ti chiede un incontro, chiedi comunque di inviarvi una email con un ordine del giorno ben definito. Siate chiari e decisi nel definire una scaletta della riunione.

<<Grazie Roberto per il tuo invito alla riunione di giovedì prossimo, ti chiedo la cortesia di inviarmi una email con gli argomenti e le questioni da affrontare, in modo da poter arrivare preparato.

Ti ringrazio in anticipo>>.

Non Perdere tempo dietro i Social Network e Whatsapp

Non iscriverti al club.

Gli esseri umani sono per loro natura animali sociali (anche troppo), e purtroppo i Social Network stanno esaltando aspetti della nostra socialità, soprattutto gli aspetti peggiori di cui proprio non si avvertiva la necessità.

Sui Social network e tra i tuoi “amici” troverai sempre le solite categorie di persone:

  • Ci sono quelli che vomitano lamentele,
  • Ci sono quelli che parlano di politica,
  • Ci sono quelli che vivono per il calcio,
  • Ci sono quelli che vivono per raccontarti cosa mangiano,
  • Ci sono quelli che vivono per fotografare tutto quello che fanno,
  • Ci sono quelli che vivono per le fotografie dei gattini,
  • Ci sono quelli che partecipano commossi ad ogni disgrazia e lutto nel mondo dello spettacolo/sport,
  • Ci sono quelli che condivido solo pensieri e opinioni altrui (pare che pensare in proprio sia diventato troppo faticoso).

Ti ripeto: Non iscriverti a quel club!

Stabilisci due o tre orari di circa 20 minuti, nei quali divagare su: facebook, twitter, linkedin, youtube, whatsapp ecc ecc

Non esitare a smettere di seguire quelle persone che pubblicano contenuti che ti infastidiscono. Durante le elezioni del 2018 ho “cancellato moltissimi amici”, non me ne voglia nessuno, ma sono stanco di leggere odio e insulti gratuiti.

Se vuoi un consiglio non essere come loro, non cadere nelle provocazioni, cerca di scrivere/proporre cose realmente interessanti, raccontare delle storie, dei pensieri e considerazioni su cose che ti accadono o che vedi, racconta le tue sensazioni dinanzi agli eventi.

Personalmente ho bandito dai miei profili social i seguenti argomenti: Politica, Scandali, Calcio, Gattini, Gossip, Tragedie, Morti e Lutti.

WathsApp vs Email

Malgrado le nostre migliori intenzioni, ci sarà sempre un cliente, un collega o un amico che ci chiederà qualcosa su WhatsApp o ci invierà la fotografia di un documento su WhatsApp.

Sinceramente non mi piace molto lavorare su WhatsApp, è molto utile per la gestione dei gruppi di persone e team, ma anche in questo caso è uno strumento da prendere con le molle.

Un’amica un giorno mi ha fatto leggere la chat della classe del figlio, credetemi frasi raccapriccianti. Un concentrato di dispetti, invidie e ripicche, tutto sulle spalle dei bambini.

Comunque sia, quando ti mandano un messaggio lavorativo su WhatsApp DEVI comunque rispondere sfruttando la tua email. Non lasciare mai che siano gli altri ad imporre a te i loro canali di comunicazione.

Conclusioni

Ricordati che ci sono troppi canali di ingresso per i casini che ti fanno solo perdere tempo (telefonate, Posta elettronica, Riunioni e Social).

Smettila di rispondere passivamente a tutti e re-indirizza tutto (anche le riunioni) sulla posta elettronica, chiedi sempre chiarimenti via email, costringi le persone a definire gli argomenti ad impegnarsi in un incontro realmente risolutivo.

Alla prossima.

giovanni

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