In questo post ti suggerisco come liberare del tempo, ogni giorno, re-indirizzando le rotture di scatole verso canali alternativi che fungono da smazza casini semi-automatici. L’obiettivo che dovresti avere è quello di riuscire a rispondere a tutti, ma senza rispondere a nessuno. Quando avrai imparato a surfare tra le seccature quotidiane, allora sarai pronto a lasciarti andare ad uno stile di lavoro diverso; sarai libero di uscire dall’ufficio e lavorare ovunque, divertendoti. The Big Problem: troppe richieste da parte di troppe persone. Intervistando decine di imprenditori e liberi professionisti ho capito che esistono due grandi cicli lavorativi: Inseguimento e Scuse. La fase dell’Inseguimento è la più bella perché è una fase di sviluppo. In questa fase l’imprenditore/ professionista insegue mille cose da fare, risponde ai clienti, vende, lavora ed incassa. E’ contento e non si preoccupa di migliorare il proprio stile lavorativo. La fase delle Scuse è terribile perché è una fase con pochi clienti e tantissimi seccatori. In questa fase l’imprenditore/libero professionista si rintana all’interno del suo ufficio, passa le giornate in telefonate lamentose, perde tempo a cercare soluzioni e a lamentarsi che non ha il tempo di acquisire nuovi clienti. L’esperienza mi insegna che queste due fasi si alternano periodicamente, ogni due settimane, ogni bimestre, ogni sei mesi e così via. Infatti assomigliano molto alle frequenze radio. Purtroppo la verità è un’altra: quando perdi il controllo delle cose da fare, quando non hai più la capacità di pianificare e di programmare, quando sei sopraffatto dall’ansia e dallo stress; questi sono tutti sintomi di una malattia più grande: l’insoddisfazione del nostro stile di vita e di lavoro. A differenza di molti libri e mega consulenti, io non ho l’arroganza di infonderti una cura miracolosa. Il problema esiste, è reale, ma è dentro di te. Io posso invece aiutarti solo in un piccolo, piccolissimo aspetto, il tuo lavoro. Posso indicarti come ri-organizzare il tuo ufficio e, ad esempio, prendere il tuo tablet ed andare a lavorare in un caffè in centro, come capitalizzare l’attesa in aeroporto, in treno mentre torni a casa, oppure come essere iper-produttivo in ufficio su una scrivania libera, ma libera libera; libera di carte, di faldoni, di computer e di agende. Ma prima di sognare ad occhi aperti ti consiglio di capire il come, il come e il quando hai perso il controllo: Come sei arrivato a dover quotidianamente inseguire questo o quel problema? Com’è possibile che non riesci a pianificare più nulla? Hai troppe cose da fare o non riesci a concentrarti? Ti interrompono di frequente? Sei portato a procrastinare troppo? I 4 errori che fanno tutti. Anche io, così come il 90% dei miei clienti, abbiamo sempre commesso quattro errori: Non avere uno sportello Relazioni con il Pubblico. Non avere il controllo del flusso operativo. Non aver stabilito uno standard qualitativo. Usare gli strumenti sbagliati. In questo post ti svelo alcune tecniche di sopravvivenza in ufficio, in particolare vedremo come creare un nostro sportello per le Relazioni con il Pubblico. La tecnologia ci ha complicato la vita. Perchè veniamo continuamente interrotti? Il primo problema da affrontare è: come smettere di perdere tempo a rispondere alle continue interruzioni che riceviamo durante il giorno? Uno dei limiti della “mentalità del professionista” è che siamo naturalmente portati a rispondere a tutti e a dare priorità alle seccature piuttosto che alle attività programmate. Questo accade perché abbiamo paura: paura di perdere il cliente, paura di implicazioni economiche e paura di conseguenze legali e così via. In particolare la paura di perdere un cliente per non aver risposto al telefono, ci paralizza ed ha conseguenze gravissime sulla programmazione della nostra giornata lavorativa. Diciamolo: si stava meglio prima, nella felice “era analogica”, quando per comunicare con qualcuno dovevi sederti a tavolino, scrivere con carta e penna, oppure usare la macchina da scrivere, ingegnarti con la carta copiativa per creare più copie di un documento. Anche fare una telefonata (o peggio inviare un fax) non era poi così tanto semplice; quanto meno dovevi consultare un elenco telefonico o una Rubrica cartacea e trovare il numero (a proposito esistono ancora, ne ho viste alcune in vendita in una merceria gestita da cinesi). E poi quante volte non ti rispondeva nessuno perché semplicemente chi chiamavi non era in casa o in ufficio? Oggi invece abbiamo tutto nel palmo della mano, nel nostro smartphone: i contatti, le email, whatsapp. La tecnologia troppo semplice ha avuto come conseguenza che chiunque (e per ogni fottutissimo minimo dubbio) ti chiama, ti disturba, ti interrompe… anche quando una soluzione potrebbero trovarla da soli, anche quando basterebbe una semplice ricerca su Google. E’ vero, con l’avvento di computer, smartphone e tablet, le cose si sono complicate perché: sono aumentati i canali in ingresso: telefonate + email + whatsapp + messaggi, fax, posta ecc., sono aumentate esponenzialmente anche le richieste di colleghi, clienti e collaboratori, diciamolo: arrivano cetrioli da tutte le parti e sono decisamente diventati troppi. Siamo diventati scimmie ammaestrate che rispondono a troppe suonerie, troppi allert; siamo sopraffatti e distratti in continuazione. Le comunicazioni sono diventate tremendamente facili, troppo facili. Dilaga una sorta di pigrizia mentale grazie alla quale è più semplice chiedere (e rompere le balle) che cercare una soluzione. Ti è mai capitato di pensare “ma non ti vergogni a chiedermi questa cavolata?”. Adesso che hai capito qual’è il vero motivo che genera continue interruzioni è arrivato il momento di creare il nostro sportello “Smazza rogne”. Passo n. 1 Re-indirizzare i canali di ingresso Passo n. 2 Rimuovere le distrazioni Passo n. 3 Mettere in Ordine Ufficio Relazioni con il Pubblico. Ovvero: come gestire le richieste e le interruzioni. Il primo problema da affrontare è: trovare una risposta efficace alle continue richieste di aiuto e interruzioni che riceviamo durante il giorno. Amico mio non puoi più dare retta a tutti, non puoi più permetterti di rispondere al telefono, leggere continuamente le email, frequentare riunioni inutili (spesso create solo per pigrizia), essere interrotto alla scrivania da messaggi e whatsapp. Quindi puoi adottare alcune tecniche di guerriglia